Was, wenn Sie morgens ins Büro kämen und alle Microsoft-Dienste plötzlich offline wären? Wie lange könnten Sie das überleben?
Die Antwort auf diese Frage wird Ihnen wahrscheinlich wenig schmecken. Über die letzten Jahre hinweg haben sich Firmen wie Staaten in Europa mehr und mehr von amerikanischen Techkonzernen abhängig gemacht. Diese Abhängigkeit kann gravierende Folgen haben: ein Extrembeispiel ist Starlink. Mit dessen Abschaltung im aktuellen Konflikt in der Ukraine hat ein US-Konzern mehrfach aktiv in die Kriegsführung von Drittstaaten eingegriffen, mit dramatischen Folgen.
Die gute Nachricht: Sie sind mit diesem Problem nicht allein. In diesem Blogbeitrag lesen Sie, wie wir Ihnen helfen können, ebenfalls digital souverän zu werden. Dabei fokussieren wir uns vor allem auf Office-Anwendungen, da sie darüber mit wenig Aufwand viel erreichen können.
Was ist digitale Souveränität?
Digitale Souveränität ist, laut Bundesdruckerei, „die Fähigkeit, digitale Systeme, Prozesse und Daten selbstbestimmt zu gestalten, zu betreiben und zu kontrollieren“. Dazu gehört neben der Hoheit über die eigenen Daten sowie der Sicherstellung, dass nationale und EU-Gesetze in digitalen Prozessen eingehalten werden, vor allem eines: Die Reduzierung von Abhängigkeiten von großen Konzernen und deren Monopolen.
Für wen ist digitale Souveränität wichtig?
Digitale Souvernität wird in der Öffentlichkeit meist als Problem auf staatlicher Ebene diskutiert. Einzelne Staaten versuchen in der Tat schon, umzusteigen. Mit gutem Beispiel voran geht z.B. die Schweiz. Um den Aufstand gegen Landvogt Gates-ler (irgendwo musste der Autor einen Wilhelm-Tell-Witz unterbringen, sehen Sie es ihm nach) zu proben, arbeitet man dort an der Schaffung einer Open-Source-Alternativstruktur. Ziel des Ganzen ist laut einer Medienmitteilung, die Sie hier im offiziellen Portal des Schweizer Bundesrats nachlesen können, die „Resilienz für den Krisenfall gezielt [zu] erhöhen.“
In der Bundesrepublik gibt es ähnliche Bestrebungen: So hat Schleswig-Holstein als Teil seiner „Open Innovation und Open Source“-Strategie große Teile seiner Verwaltung auf OpenSource-Lösungen umgebaut.
Das Bundesministerium für Digitales hat mit dem Zentrum für Digitale Souveränität in der Öffentlichen Verwaltung und dessen Flaggschiff-Projekt OpenDesk ebenfalls Schritte in Richtung digitale Souveränität unternommen.
Aber vom Staatstragenden ganz abgesehen: Auch für Unternehmer ist es keine gute Idee, sich von einer einzelnen Firma abhängig zu machen. Besonders wenn die eine solche Marktmacht hat, wie Microsoft. Warum können Sie sich sicher selbst denken. Was wenn Microsoft plötzlich die Preise erhöht (mehr als ohnehin schon) oder sich plötzlich Änderungen in den Nutzungsbedingungen finden lassen. Was, wenn Ihre Daten auf fremden Servern gespeichert werden müssen, die dann plötzlich aus Versehen von autonomen KI-Agenten-Schwärmen angegriffen werden? Könnten Sie sich dann einfach von Office, Sharepoint, Teams etc. trennen? Wenn die Antwort „Nein“ lautet (und wahrscheinlich tut sie das), sollten Sie dringend überlegen, wie Sie Ihr Unternehmen aus den Fängen der Techkonzerne befreien können.
Wie Sie digital souverän(-er) werden
Digitale Souveränität ist ein gewaltiges Thema, keine Frage, aber mit unseren Schulungen können Sie den Aufwand reduzieren. Dieser kann durchaus nicht zu unterschätzen sein; wie die dänische IT-Zeitschrift Computerworld.dk berichtete, gab die dänsiche Regierung vor kurzem den Test der OpenSource-Alternative Collabora auf, mutmaßlich wegen Problemen mit Formatierungen sowie dem Dokumentenaustausch und der Integration in bestehende Arbeitsprozesse.
Es reicht also nicht einfach, Office den Stecker zu ziehen, Sie benötigen ein gutes Konzept sowie eine vernünftige Testphase und eine Integration Ihrer Mitarbeitenden – schließlich müssen die am Ende ja mit der neuen Bürosoftware klarkommen.
Schritt 1: Alternativen klären
LibreOffice
LibreOffice ist der naheliegende erste Schritt, wenn Sie Ihre Abhängigkeit von klassischen Office-Lösungen reduzieren möchten, ohne gleich den kompletten Büroalltag auf links zu drehen. Writer, Calc, Impress und Base decken die wichtigsten Aufgaben ab: Texte schreiben, Tabellen auswerten, Präsentationen erstellen und Daten verwalten.
Der große Unterschied: keine laufenden Lizenzkosten, offener Quellcode und deutlich mehr Kontrolle über Software, Daten und Formate. LibreOffice wird von einer Community unter der Mozilla Public License herausgebracht. Das heißt natürlich auch, dass Sie so viele Instanzen des Programmes herunterladen können, wie Ihr Team braucht, ohne höhere Preise zu befürchten.
Besonders praktisch ist außerdem, dass LibreOffice auf Windows, macOS und Linux läuft und auch mit gängigen Microsoft-Dateiformaten umgehen kann. Kurz: Sie müssen nicht sofort alles neu erfinden und können direkt anfangen, Ihr Unternehmen unabhängiger, flexibler und langfristig handlungsfähiger aufzustellen.
Nextcloud
Nextcloud ist die zweite wichtige Säule, wenn es um digitale Souveränität im Arbeitsalltag geht. Denn was nützt die beste Office-Alternative, wenn Dateien, Kalender, Kontakte, Chats und gemeinsame Projekte weiterhin irgendwo in einer fremden Cloud hängen?
Mit Nextcloud können Sie Dokumente sicher speichern, teilen, gemeinsam bearbeiten, Versionen wiederherstellen und Zugriffsrechte gezielt steuern. Auch externe Freigaben mit Passwortschutz, Ablaufdatum oder File Drop sind möglich. Dazu kommen praktische Werkzeuge wie Nextcloud Office, Talk, Kalender, Kontakte, Desktop-Synchronisation und mobile Apps.
Anders gesagt: Viele Aufgaben, die heute selbstverständlich in Microsoft 365 landen, lassen sich auch über NextCloud organisieren. Natürlich braucht es dafür ein sauberes Konzept und Menschen, die wissen, was sie tun. Damit kommen wir auch direkt zum nächsten Punkt.
Schritt 2: Umstieg vorbereiten
Der Umstieg von Office-Produkten zu LibreOffice und Nextcloud sollte vor allem gut vorbereitet werden. Einfach den Stecker ziehen, LibreOffice herunterladen und schauen was passiert, ist auch nicht zielführend.
Sinnvoller ist ein klarer Kurswechsel in Etappen. Zuerst sollten Sie überlegen, in welchem Umfang Sie wechseln wollen. Die Beispiele am Anfang verdeutlichen das gut: Während Schleswig-Holstein Office komplett ersetzen will prüft die Schweiz, Stand 2026, zunächst nur eine Notfallinfrastruktur über LibreOffice einzurichten, falls Microsoft spontan ausfällt.
Das führt uns zum nächsten Bestandteil einer guten Umstiegsstrategie: Sie sollten prüfen, welche Dateien, Vorlagen, Kalender, Kontakte und gemeinsamen Arbeitsbereiche Ihr Team täglich braucht, damit der Datenzugriff jederzeit gesichert bleibt.
Parallel lohnt sich ein Notfallkonzept: Was passiert, wenn ein Dienst ausfällt, wer hat Zugriff auf welche Sicherungen, und über welche Wege bleibt Ihr Unternehmen arbeitsfähig?
Bevor LibreOffice und Nextcloud dann im ganzen Unternehmen ausgerollt werden, empfehlen wir einen Testlauf mit ausgewählten Mitarbeitenden und realen Aufgaben aus dem Arbeitsalltag. So sehen Sie früh, wo Vorlagen angepasst, Abläufe erklärt oder Schulungen eingeplant werden müssen. Kurz: Erst prüfen, dann testen, dann sauber umstellen. Und wenn es dabei ruckelt: Kein Problem, genau dafür gibt es praxiserfahrene Dozent:innen und individuelle Schulungen.
Unsere LibreOffice Schulungen
Schritt 3: Mitarbeiter:innen ins Boot holen
Der technisch sauberste Umstieg hilft wenig, wenn die Menschen im Unternehmen nicht mitziehen. Denn digitale Souveränität entsteht nicht allein durch neue Software, sondern vor allem dadurch, dass Mitarbeitende sicher, routiniert und ohne dauernden Improvisationsstress damit arbeiten können. Neue Menüs in LibreOffice, andere Speicherorte in Nextcloud, ungewohnte Freigabelogiken, veränderte Dateiformate und neue Abstimmungswege können im Alltag schnell für Unsicherheit sorgen, besonders dann, wenn parallel weiterhin Angebote geschrieben, Tabellen gepflegt, Präsentationen vorbereitet und Kundentermine organisiert werden müssen.
Genau deshalb sollten Mitarbeitende nicht erst nach dem Rollout vor vollendete Tatsachen gestellt werden. Sinnvoller ist es, sie früh einzubeziehen, typische Arbeitsabläufe gemeinsam zu betrachten und konkrete Fragen aus dem Tagesgeschäft aufzunehmen: Welche Vorlagen werden täglich genutzt? Wo entstehen Probleme beim Austausch von Dokumenten? Wer braucht welche Zugriffsrechte? Welche Funktionen müssen wirklich sitzen, damit die Arbeit weiterläuft?
Hier kommen wir ins Spiel: In unseren Schulungen greifen praxiserfahrene Dozent:innen genau diese Punkte auf. Sie zeigen Ihrem Team Schritt für Schritt, wie LibreOffice, Nextcloud und neue digitale Arbeitsprozesse sicher genutzt werden, mit praktischen Übungen, verständlichen Erklärungen und Beispielen aus Ihrer Unternehmensrealität. So wird aus einem Softwarewechsel kein Sprung ins kalte Wasser, sondern ein geplanter Lernprozess, der Ihr Team auf Kurs bringt.
Unsere NextCloud Schulungen
Fazit
Digitale Souveränität beginnt im Arbeitsalltag: bei Dokumenten, Tabellen, Präsentationen, Dateien, Freigaben und der Frage, ob Ihr Team auch dann handlungsfähig bleibt, wenn vertraute Dienste plötzlich nicht verfügbar sind. LibreOffice und Nextcloud können dabei wichtige Bausteine sein, um Abhängigkeiten zu reduzieren, Datenzugriff besser abzusichern und neue Arbeitsprozesse kontrolliert aufzubauen. Entscheidend ist jedoch, den Umstieg nicht dem Zufall zu überlassen: mit einem klaren Konzept, einem Testlauf und Mitarbeitenden, die wissen, wie sie sicher und effizient mit den neuen Werkzeugen arbeiten.
Wenn Sie Ihr Team Schritt für Schritt auf diesen Weg vorbereiten möchten, buchen Sie jetzt unsere praxisnahen LibreOffice- und Nextcloud-Schulungen bei den WissensPiloten. Unsere LibreOffice-Schulungen vermitteln den sicheren Einsatz von Writer, Calc, Impress und Base; die Nextcloud-Administration-Schulung unterstützt bei Self-Hosting, Datenhoheit und Kollaboration:
Bilder KI-generiert
